Riuscire a dare vita ad un efficace passaparola a proposito della vostra fiera/evento è un elemento determinante per il suo successo. Uno dei sistemi più importanti e di sicuro successo per riuscire in questa impresa consiste nel costruire un vero e proprio “esercito” di exhibition ambassadors (sia visitatori sia espositori), come a volte vengono chiamati: Clienti Evangelisti o Promotori.
Quindi Stop al Fai da Te.
È ora di crearsi un esercito di Evangelisti / Promotori!
Ecco alcuni consigli su come riuscirci...
Gli exhibition ambassadors estendono il vostro raggio di azione ed amplificano la vostra attività.
Avete presente i brand ambassadors? Gli exhibition ambassadors hanno praticamente la stessa funzione. Il loro entusiasmo diventa il veicolo naturale per diffondere il passaparola e per raggiungere un più ampio bacino di utenza. Gli exhibition ambassadors diventano una sorta di personificazione del vostro evento, o meglio della sua “brandizzazione”. Il potenziale cliente che sta ancora valutando se partecipare o meno al vostro evento può prendere la decisione definitiva grazie all'influenza positiva che può avere la loro attività.
“Come mi troverei a sviluppare il mio business insieme a queste persone?”
Questa è la domanda che si pone chi sta decidendo di partecipare ad un evento... ovviamente il suo principale elemento per decidere, è collegato al domandare ad un "amico/collega" che ha avuto esperienza con questo organizzatore.
Questo elemento di ricerca, prima di decidere, avviene indipendentemente che l'organizzatore ne sia a conoscenza o meno, quindi per chi organizza fiere/eventi è indispensabile porre attenzione alle proprie risorse interne per assicurarsi che gli exhibition ambassadors abbiano tutti gli strumenti necessari per svolgere efficacemente il loro compito, ossia rispondere ai potenziali clienti in modo corretto e con lo spirito giusto a far partire una nuova relazione di business.
Individuate i giusti exhibition ambassadors
Uno degli elementi centrali per la costruzione di un esercito di Ehibition Ambassadors è sapere chi sono!
Gli exhibition ambassadors non vanno considerati come "influecer", o i clienti "VIP" o amici degli organizzatori, tanto meno vanno pensati come dei “cloni” del pubblico ideale che vorreste al vostro evento.
Essi devono essere identificati attraverso delle vere e proprie attività di ricerca, indipendente e focalizzata sul tema Customer Satisfaction, proprio per studiare tutte le diverse opzioni di clienti che potenzialmente possono diventare Exhibition Ambassadors.
[Per approfondire: Cos'è l'NPS? Tutto quello che vorresti sapere sul tasso di passaparola (net promoter score) per le fiere]
Pensate a loro quali persone reali, che hanno dimostrato interesse verso il vostro evento e che hanno pagato per parteciparvi, e che sarebbero ben disposti di promuovere tale esperienza alla loro rete di conoscenze, e che possono quindi rappresentare dei veri e propri "strumenti di marketing" estremamente efficaci (ed efficienti).
Spesso si pensa che l'attività di ambassador si svolga prevalentemente online. Anche se l'attività degli ambassadors sui social media è fondamentale, non bisogna sottovalutare l'importanza delle azioni offline. Ciò che conta è che gli ambassadors trasmettano con passione e determinazione i valori e l'importanza del vostro evento. E questa attitudine può concretizzarsi in ogni momento. Il ruolo dell'organizzatore è dare gli elementi e contenuti corretti ai propri ambassadors, online e offline.
Quando si vuole avviare un programma di exhibitor ambassadors bisogna puntare su chi davvero sposa la vostra causa e aderisce ai valori e ai fini della vostra manifestazione.
Bisogna individuare i vostri sostenitori più fedeli, che siano in grado di rappresentare i diversi target demografici del pubblico che volete coinvolgere.
Selezionate i vostri ambassadors sulla base della loro passione, il loro numero è un fattore secondario.
I vostri exhibition ambassadors stanno svolgendo un ottimo lavoro parlando bene di voi (e magari voi neanche lo sapete).
Quindi è fondamentale identificare e tenete d'occhio questo gruppo di persone, fatele sentire importanti e date risalto a ciò che stanno facendo.
Fate in modo che essi percepiscano quanto sia importante ed esclusivo per voi, che loro siano parte del vostro gruppo di ambassadors.
Pensate di trattarli come se fossero nel salotto di casa vostra, o membri VIP di un club esclusivo.
Anche da un punto di vista pratico, costruite e date accesso solo a loro ad un luogo privilegiato (online o offline) a cui solo questi membri hanno diritto e a cui sono riservati vantaggi e benefit, a cui tutti gli altri membri possono eventualmente aspirare.
In questo modo riuscirete da un lato a gratificare i vostri ambassadors motivandoli ed incentivandoli a continuare la loro azione, e dall'altro stimolerete la volontà degli altri utenti di unirsi a loro.
Ma il punto centrale è che una volta identificati essi vanno "coccolati" e si deve sviluppare una relazione strutturata e programmata, per poter davvero sfruttare la loro potenza.
Uno dei motivi per cui gli exhibitor ambassadors possono essere così efficaci nel convincere altri clienti a partecipare al vostro evento è che non sono sul vostro libro paga.
Promuovono il vostro evento e invogliano gli altri solo ed unicamente perché sono i primi a cui interessa davvero.
Ricordatevelo: non offrite mai denaro ai vostri exhibition ambassadors, perché in questo modo andreste a compromettere tutta la loro spontaneità ed il loro entusiasmo.
Tuttavia, questo non significa che non possiate dar loro l'opportunità di diventare parte integrante dell'immagine del vostro evento. Offritegli dei benefit importanti, che possano sentirsi parte della vostra squadra (se ne hanno voglia).
Non limitatevi sulle idee simpatiche e divertenti che possano distinguerli dallamoltitudine di altri clienti (ad esempio: Sconti sulle pubblicazioni, ammissione privilegiata ad eventi speciali, possibilità di incontrare i relatori più importanti ed altri privilegi che li facciano sentire importanti) tutto deve essere pensato affinche gli elementi distintivo diventino un ulteriore stimolo a parlare di voi, invogliando gli altri utenti a far parte del vostro gruppo di exhibition ambassadors
Gli exhibition ambassadors abbracciano la vostra causa con passione. Dovete saper ricambiare e farli sentire importanti ogni volta che ne avete la possibilità.
Come nelle aziende ci sono i responsabili delle risorse umane interne, così in futuro dovranno esserci i responsabili delle risorse umane esterne, che in questo caso sono proprio i nostri Promotori (attenzione a non confondere il ruolo del "commerciale" con il ruolo del gestore degli "Exhibition Ambassadors"!)
Sappiate ascoltareGli exhibition ambassadors rappresentano il massimo per quello che riguarda i suggerimenti e le idee: vedono con gli occhi degli altri clienti e potenziali clienti, ma sono dalla vostra parte!
Trovate dei modi e dei metodi per instaurare un rapporto costante e costruttivo con loro.
Ascoltate i loro suggerimenti per migliorare ed ampliare i vostri sforzi. Quando vi danno spunti e suggerimenti, fate loro sapere che li state mettendo in pratica. Sarà il modo migliore per poter dimostrare il vostro apprezzamento.
Assicuratevi che all'interno della vostra azienda sia ben chiaro l'importanza degli Exhibition Ambassadors, e che siano ben identificati!
Assicuratevi che essi siano in possesso di tutte le informazioni necessarie per rappresentarvi nel modo più positivo possibile agli occhi degli altri potenziali clienti.
Fate in modo che conoscano tutti i dettagli sul vostro evento, così come li conosce il vostro staff. Dovranno parlare di voi, e se non dispongono di tutte le informazioni dovranno essere in grado di mettere in contatto i potenziali clienti con le persone corrette della vostra struttura.
Gli exhibition ambassadors vi aiutano a fare più di quanto potreste fare da soli, vi permettono di essere presenti in posti diversi e di raggiungere un pubblico più ampio.
Curate in modo maniacale la relazione con loro, date loro tutto ciò che serve a svolgere al meglio il loro compito e potrete garantirvi un evento di successo fortemente supportato dalla sua stessa base.
